【初心者】Excelはどんなソフト？エクセルの基本的な作業とメリット
Excelとは？
世界最大規模を誇るソフトウェア会社であるMicrosoft（マイクロソフト）は、アメリカ合衆国に本社を置いています。
だれもが知っているであろうワープロソフトの「Word」や、今回ご紹介する「Excel（エクセル）」も開発・販売しているのは、そのMicrosoft社です。
ほかにも様々な開発されたソフトがありますが、プレゼンテーションソフトである「PowerPoint（パワーポイント）」などもMicrosoft社が開発したソフトとなります。
そして、Excelとはどんなソフトか？と思った初心者の方のために簡単にご説明すると、Excelとは『入力された数値のデータをもとにして、計算・表作成・グラフの作成ができるソフト』です。
セルとは？
Excelには、「セル」と呼ばれる約100万個もの四角いマス目が並べられています。このセルはsheet（シート）と呼ばれるものの中にあります。
初心者でも意味が分かりやすいようにお伝えすると、このセルに値を入力していき、表を作成したり、値からグラフを作成したりするというような作業の流れとなります。
セル1つのマス目に数値、もしくは文字などのデータを入力したら、次のセルに移動してまたデータを入力していきます。
関数とは？
Excelには、あらかじめ用意されている「関数」という機能があります。
この関数とは、目的の計算をするために用意された数式のことです。
例えば、【B2からB6の5つのセルの値を足した合計】を出したい場合、合計結果を表示したいセルに【=SUM（B2：B6）】と入力します。
そうすることで、合計した値がセルに表示されるのです。
B2からB6のセル範囲を入力する場合、B2のセルからB6までマウスで選択範囲をすることで、【=SUM（】の後のセル範囲を選択入力することが可能です。
セルを選択した後は、【)】で閉じてEnterキーを押すことで、結果が表示されます。
Excelの基本的な作業
Excelの使い方の分からない初心者の場合、Excelとは、計算・表作成・グラフ作成ができるソフトということを知っていても、実際にどんな場合で利用されているのか知らないことは多いでしょう。
しかし、実際にどんな状況でExcelが使用されているかが簡単に分かれば、Excelでできる作業もイメージしやすいでしょう。
基本的にどんな状況でその作業が使用されているのか、また、使用するメリットを分かりやすく見ていきましょう。
文書作成
文書作成というと、文書作成ソフトであるWordをイメージする人が多いかもしれません。
しかし、文章よりも図表や画像がよく使用されることの多い文書の場合、Excelを使用することが非常に多いです。
冒頭でもご説明しましたが、Excelは計算だけでなく、表作成にも非常に強いソフトです。
例をあげると、設計図や仕様書などのような、図形に文章を付け加えて説明している書類には、Excelが使われている場合が多いのです。
表計算
Excelは表に入力された数値などのデータを元にして、合計を出してくれるといった計算に特化したソフトです。
また、計算式を使用して合計の値が出されているため、表の数字が変更された場合でも、自動的に合計の数字も更新されます。
さらに、作成した表内のデータを並び替えたい場合、指定した条件で、順番を自動的に正しく並び替えることも可能です。
Excelとは、企業には欠かせない数字でのデータ管理に優れた、なくてはならないほど必要な、使用するメリットの高い表計算ソフトなのです。
表作成
Excelのsheetには、セルという四角のマス目が並べられています。
表作成をするときには、このセルにデータを入力し、また次のセルへと移動し、次のデータを入力していきます。
表計算をすることを前提として開発されたソフトなので、入力の際に、罫線や格子を付けずとも、セルの四角いマス目で区切りが分かりやすく、入力しやすいこともExcelのメリットのひとつです。
グラフ作成
Excelとは、表計算の作業に特化しているソフトと前述しましたが、その表計算で出された合計などのデータを元にして、様々なグラフに置き換えることが可能です。様々なグラフがありますが、使用されることが多いのは基本的に『棒グラフ』『折れ線グラフ』『円グラフ』の3種類です。
「棒グラフでは量」「折れ線グラフでは推移」「円グラフでは割合」といったように、データの種類によって使い分けることも可能です。
グラフを作成することで、データを数字だけではなく、「見える化」とイメージで把握できるため、情報が頭に入りやすいといったメリットがあります。
また、表の数値が変動し合計が変わった場合でも、棒グラフや円グラフの表に反映させることが可能なのです。
Excelのメリットとは？
数値などのデータを管理することにおいて優れた機能を持つExcelですが、機能が豊富であるため、すべてを使いこなしているという人はそう多くはありません。
もちろん、全機能を使いこなせなくとも、基本的な操作さえできれば、Excelは充分に使用することができます。
ここでは「Excelとは？」というような初心者の方に向けて、Excelを使用するメリットを簡単にご紹介しましょう。
少しでもExcelの魅力が伝われば、Excelを勉強するきっかけとなるのではないのでしょうか。
処理が速い
Excelの魅力として最も最初に挙げられるのは、計算処理が速いということです。
計算処理が速いというと、電卓を使用した場合でも同じ、と思う人もいるかもしれませんが、そうではありません。
Excelは、計算式を入力済みの状態でEnterキーを押すと、一瞬で計算結果が表示されます。また、複雑な計算式を入力している場合でも、選択しているセル、数字などの情報を確認できます。
さらに、計算結果を出した後でも、その計算式はいつでも確認することが可能なため、どんな計算をしたのか分からなくなったということもありません。
もちろん、複雑な計算式の場合でも変わらず、Enterを押した後すぐに計算結果が表示されます。
データの変更に強い
次に、Excelの魅力として大きく挙げられるのが、データの変更に強いということです。
Excelで最も多く使用されている作業内容とは、セルにデータを入力し表を作成した後、関数や計算式で、その結果を出すといった方法です。
この際に、データの数値を間違えて入力していたとしましょう。
後から元のデータを入力し直した場合でも、算式を維持したまま更新された結果を出してくれるといった機能を持っています。
つまり、データを入力し直した場合でも、算式の結果や関数が自動で更新、修正されるのです。
Excelは表計算で出された表示結果を元にし、様々なグラフに置き換えることもできますが、元のデータが変更された場合でも同用に、グラフのデータを更新することが可能です。
便利な関数が豊富
便利な関数が豊富にあることは、Excelの魅力ある大きな特徴です。
そして、Excelにあらかじめ用意されている関数は、数百もの数となっています。
そのため、実行したい計算方法のほとんどが、Excelの関数で出来るといっても過言ではありません。セルの数値を合計した結果を出したい場合【SUM関数】、小数点以下が続くような合計の際に、好きな位で四捨五入して表示したい場合は、【ROUND関数】など、Excel関数はとても豊富です。
ほかにも、条件に合ったデータのみを集計できる【SUMIF関数】や、数値の入力されているセルの数を数える【COUNT関数】など、便利な関数は非常に多いです。
関数の数式は覚える
Excelの関数は、半角入力ONにして【=】を入力した後にアルファベットを入力すると、その頭文字や単語から始まる関数が自動で表示されるため、その中から自分が入力しようとしていた関数を選択することが可能です。
そして、関数を選択した後、数式も自動で入力されるため効率的に作業ができます。
しかし、数式バーを見た時に、数式を覚えていないと、何の関数が設定されているのか分からなくなってしまいます。
自動入力は時間短縮などのメリットがある便利な機能ですが、Excelを使いこなすのであれば、関数の名前と数式は覚えておく必要があるでしょう。
勉強して損はないExcel
エクセルにはメリットがたくさんあるソフトだということがお分かりいただけましたか？
初心者の方は、Excelが難しいソフトだと思ってしまいがちですが、Excelは基本的な操作を覚えるだけで、関数の計算やグラフの作成などさまざまな機能を使うことができるソフトです。
そのため、初心者だとしても、基本的な操作方法さえ覚えてしまえば、充分に使いこなすことのできるソフトなのです。
